Proyectos ruinosos

Nos hemos encontrado demasiadas veces en la historia de ENCAMINA con proyectos ruinosos. Recuerdo así de memoria, por traumáticos, el proyecto de fichajes en la Universidad de Valencia, o el de Caja Navarra, o este último de AECID.

Todos cumplen unos patrones comunes de tamaño, suelen ser más bien grandes para nosotros, de tecnología, lo son en tecnologías que no dominamos, de clientes nuevos y en los cuales no nos hemos ganado la confianza, y de entorno complejo, bien internos con diferentes interlocutores, o incluso con diferentes empresas y niveles de responsabilidad en el mismo. Si a esto se unen unos requisitos complejos o poco claros, ya la tenemos liada.

Es cierto que muchas veces se dan esas circunstancias, las cosas se complican y el proyecto puede entrar en perdidas, pero si el proyecto es grande la cosa puede adquirir tintes dramáticos, y no utilizo el termino "dramático" gratuitamente. A los consabidos malestares y desmotivación ocasionados a todos los participantes en un proyecto de este tipo, y a la casi segura perdida de un cliente, se une un factor clave: la pasta.

Si, porque la pasta es lo que permite realizar algunas funciones dentro de la empresa que son imprescindibles, cosas como pagar los salarios, a los proveedores o los gastos ocasionados, salen de las facturas que cobramos a nuestros clientes. Pero es más, poder pagar un salario más adecuado, contratar (o no despedir) a un profesional o tener unas instalaciones en condiciones, solo por poner unos ejemplos, salen de los beneficios que proporcionan los proyectos, es decir de la diferencia entre los ingresos y los gastos.

El reciente caso de AECID es paradigmático en el sentido más negativo, no solo no ha proporcionado valor a ENCAMINA, (y aportando valor a ENCAMINA, se aporta no solo a sus accionistas, también a sus empleados, proveedores y al tejido social en la que cual estamos implantados) sino que ha restado.

ENCAMINA vale menos porque este proyecto ha restado en vez de sumar, el valor de la empresa es menor con lo que eso significa para la propiedad, al fin y al cabo como inversor, arriesgaré mi capital en aquellas inversiones que me parezcan más rentables y seguras. Pero en mi otro rol, el de trabajador de ENCAMINA, condición que comparto con otras 50 personas, no solo los que han participado en el proyecto, resulta que los recursos disponibles de la empresa son menores y es posible que no se me pueda pagar el salario que creo merecer porque no hay los beneficios necesarios, y que incluso mi puesto de trabajo peligre porque la empresa entre en perdidas. Nuestros proveedores verán menguada también nuestra capacidad de compra y eso les repercute. La sociedad se verá afectada en la medida que generaremos menos riqueza alrededor, contrataremos menos gente, invertiremos menos a nuestro alrededor.

Como se ve una cascada que afecta a todos. No podemos estar complacidos por esto, porque si tenemos algunos proyectos más como este, tendremos que replantearnos seriamente la viabilidad de este proyecto

¿Las razones de que un proyecto sea ruinoso? Pueden ser varias, no hay una sola razón. Quizá se vendió por un precio inadecuado; no se cerró bien el alcance; el cliente es "difícil", y entended por esto lo que queráis, cambio de personas, mala leche, resistencia al cambio, etc.; no se colocaron las personas adecuadas en el proyecto; la tecnología no la dominábamos; relajamiento excesivo al principio, esto suele pasar en los proyectos largos; y un largo etc.

¿Y que hacemos? Pues aprender, es lo que nos queda hacer. Analizar este proyecto y no volver a cometer los mismos errores. No volver a vender en una tecnología que no conocemos. Gestionar adecuadamente los riesgos desde el primer momento. Mantener la tensión del proyecto y cumplir hitos escrupulosamente. Identificar los requisitos desde lo más temprano. Comprender al cliente y sus necesidades. Ser proactivos en la resolución de los problemas que van surgiendo.

En definitiva, comprometernos personalmente con el éxito del proyecto, porque esto significa comprometernos con nosotros mismos. El éxito del proyecto es nuestro éxito y su fracaso también significa el fracaso de todos los que hemos participado en mayor o menor grado en el mismo.

Cobros, cobros, cobros.

Anda la crisis galopante, si, esa que no se sabe si existe o si no, pero que todo el mundo siente en el cogote. Pues digo que anda tras de todo el mundo, dispuesta a fagocitar a aquellas empresas que no sean capaces de resistir sus envites.
Se me antojan varios problemas que todos más o menos vamos a sufrir. El primero y probablemente más acuciante va a ser el problema de tesorería. El alto endeudamiento de muchos, empresas y particulares, nos va a hacer sufrir sobremanera a todos. No hace falta ser un genio para anticipar que todo el mundo va a hacer lo posible, lo está haciendo ya, no ya para dejar de pagar, que no quisiera decir yo que todo el mundo es moroso, sino para retrasar lo más posible los pagos.
Escudándose en presuntos defectos de forma, fechas de pagos, faltas de autorizaciones, y en nuestro negocio, en un error de un reporte o la discusión del menor de los requisitos, nos encontramos al departamento de administración en una constante pelea por anticipar lo más posible los cobro, reducir nuestra cuenta de clientes y evitar tener que buscar financiación ajena.
Por nuestro negocio de servicios, donde los salarios son la mayor parte del pastel de gastos y por tanto pagados a una media de 15 días, y donde nuestros clientes nos exigen cada vez mejores condiciones de pago, nos encontramos con un serio problema delante de nosotros.
Antes ya de la crisis teníamos como objetivo estratégico la reducción del periodo medio de cobro, ya que es un lastre que nos impide crecer y es que con periodo medio de cobro de cerca de 180 días, una empresa tiene invertida la mitad de sus facturación anual financiando a sus clientes, y esta inversión ha de ser compensada por la financiación correspondiente.
Para hacernos una idea de la gravedad del asunto. Si facturáramos, es un ejemplo. 4.000.000 € al año con un periodo medio de cobro de 180 días (6 meses, que aunque parezca una barbaridad, se puede dar) tendríamos 2.000.000 € en la cuenta de clientes, es decir facturado y sin cobrar, por supuesto en gran medida de trabajos realizados y pagados, lo que significa que hemos de financiarnos por valor de 2.000.000 €, alguien o algo ha de poner al menos este dinero para seguir funcionando.
Como esto es complicado, una solución factible es reducir eso 180 días, cuanto más mejor, hasta el punto de que si pudiéramos cobrar antes de empezar los trabajos, como hace Carrefour, tendríamos financiación gratuita de nuestros clientes, con lo que esos supone de ahorro de costes financieros y de mejora en la tesorería.
Y ¿Que podemos hacer cada uno de nosotros? Pues para empezar concienciarnos de la importancia de este asunto y luego pues depende de la función de cada uno, pero se me ocurren cosas como:
- Mejorar las ofertas, anticipando lo más posible los plazos de cobro y realizando lo hitos necesarios para que el proyecto fluya y no haya que esperar hasta el final para cobrarlo.
- Realizar una toma de requisitos adecuada que no deje cabos sueltos a los que pueda agarrarse el cliente.
- Mejorar el reporte y los partes de horas y gastos, para que no sirvan de escusas.
- Obsesionarse por acabar proyectos, no por empezar, cuando menos dure un proyecto en tiempo (independientemente del trabajo realizado) mejor para la tesorería. Cerrar, cerrar, cerrar.
- Conseguir los documentos de aceptación de hitos o final para tener soporte documental a la hora de emitir la factura.
- Facturar lo antes posible ya que este el momento en que empiezan a correr los n días del periodo de cobro.
- Armarse de paciencia y valor para gestionar lo cobros de la forma más adecuada posible.
Como se puede observar, todos tenemos capacidad de aportar nuestro granito de arena para ayudar a superar este problema