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ECM, la gestión documental en las empresas
La combinación originada en papel, la heredada de años de archivo y
la facilidad y rapidez con la que se generan documentos electrónicos
hacen que las empresas de hoy en día tengan que gestionar grandes
volúmenes de contenidos de diversa naturaleza y en distintos
formatos y soportes.
Tener mucha documentación pero no poder
gestionarla o no poder acceder a ella no sirve de mucho. Todos
tenemos en casa un cajón desastre al que nos atrevemos a entrar en
pocas ocasiones y, cuando lo hacemos para buscar una cosa en
concreto, nos sorprende la cantidad de cosas que encontramos que no
recordábamos que teníamos, y por supuesto, seguimos sin encontrar lo
que buscábamos. Eso en casa puede pasar, en la empresa no, a menos
que nos guste (y podamos) perder dinero.
Enterprise Content Manager
(ECM en adelante) es el conjunto de tecnologías usadas para
capturar, almacenar, preservar y entregar los contenidos y
documentos de cualquier organización.
Las tecnologías y herramientas ECM permiten la gestión de toda la
documentación de la organización independientemente de donde ésta se
encuentre. Las facilidades de conexión y gestión de contenidos que
permiten las tecnologías hacen muy rentable digitalizar los
contenidos de la documentación en papel almacenada a lo largo de los
años y trasladar a formato electrónico aquellos contenidos que por
su origen tienen en principio un soporte físico. Digitalizar los
documentos permite el acceso a ellos desde cualquier lugar del
mundo, con la seguridad adecuada para su uso cuando es necesario.
Imagine poder disponer de todo el conocimiento y la documentación de
su organización en la red, la posibilidad de compartir una
radiografía de manera instantánea con expertos en distintos puntos
del mundo, compartir incluso todo el historial médico, sin esperas,
sin traslados que puedan dañar o perder la documentación. El
objetivo de ECM es que usted tenga ordenado y disponible todo lo que
tiene para acceder a ello quien lo necesite cuando lo necesite,
controlando los accesos garantizando la seguridad y la continuidad
de la información de forma sencilla y económica. No hay lugar para
cajones desastre en la empresa de hoy. |
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MOSS 2007 como ECM
La introducción de una herramienta como
MOSS 2007
(Microsoft Office Sharepoint Server 2007) dentro de una
organización abierta al cambio, supone un impulso de consecuencias
estratégicas ya que MOSS 2007 no es sólo una plataforma de gestión
documental, sino que también posibilita:
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Una plataforma de gestión de la comunicación vertical descendente y
ascendente, así como interdepartamental y interpersonal.
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La colaboración de los profesionales, muy integrada con otras
herramientas de ofimática, que permite mejorar la coordinación, la compartición de recursos, notificación de avisos y tareas,
mensajería, etc.
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La gestión del conocimiento compartido, más allá de la Gestión
Documental, con inclusión de todos los sistemas de información de la
empresa de forma estructurada, en búsquedas, indicadores, KPIs,
portales personales, buzones, otros portales, perfiles de empleados,
etc.
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Poder gestionar procesos de negocio mediante formularios, flujos de
trabajo, integraciones en otros subsistemas, alertas de usuario, emails de guiado, etc.
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La posibilidad de integración con otros sistema especializados como Dynamics CRM y un ERP preexistente.
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La posibilidad de integrar funcionalidades de “Business Intelligence”,
para la creación de cuadros de mando, y la obtención y visualización
de indicadores clave.
MOSS2007, en sus diferentes fases de adopción, está resultando una
probada herramienta de impulso y transformación de las organizaciones.
Para más información puedes consultar:
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La
respuesta a la gestión de proyectos y del
conocimiento.
El próximo 27 de noviembre ENCAMINA organiza
un desayuno de trabajo para acercar las
soluciones EPM a las grandes organizaciones.
Contaremos con la visión de un exclusivo
grupo de directivos con similares
preocupaciones, en este caso, no tanto en la
vertiente de Project Management, sino en las
herramientas que se pueden adoptar para
diseñar las respuestas a las distintas
problemáticas de la gestión de proyectos.
Programa:
9.00 - 9.30 Recepción
9.30 - 10.00 Solución Microsoft para
la gestión de proyectos y del conocimiento.
Andreas Schou. Solution Specialist de
Microsoft Ibérica
10.00 - 11.00 Experiencia en EPM de
Consellería de Economía, Hacienda y Empleo.
José Cuevas, Jefe del Servicio de
informática Departamental
11.00 - 12.00 Charla-coloquio de la
problemática de EPM entre los asistentes.
Inscripción gratuita, previa invitación:
informarescolaborar@encamina.com ó 902
196 893 |
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MoReq (o qué tener en cuenta de un ECM)
 MoReq
describe un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos
electrónicos de archivo e incide especialmente en los
requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de
archivo mediante un sistema de gestión de documentos electrónicos de
archivo (SGDEA).
La especificación se ha concebido de forma que
pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que
deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que
ya poseen.
Para saber más, puede leer el documento de
especificaciones.
Otras referencias:
Norma
ISO 15489
Guía para la gestión de documentos de archivo de
una organización, sea cual sea su soporte.
Una aplicación que
cumpla los requisitos MoReq permite gestionar documentos electrónicos de
archivo ajustándose a los principios y procedimientos establecidos en la
Norma ISO 15489.
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¿Quién apuesta por ECM?
La tecnología sigue dando respuesta a las necesidades de las empresas
para que éstas den más y mejores servicios. Recientemente hemos vivido
la estandarización del uso de los CRM para la gestión comercial, de
marketing y de atención al cliente de una forma óptima. El CRM se ha
extendido para gestionar las relaciones con los clientes y facilitar la fidelización. Las empresas también han hecho hincapié en la gestión de
contenidos y del conocimiento compartido con las soluciones CMS, las
Intranets y las Extranets.
El paso siguiente, lógico, es aprovechar la capacidad de almacenaje, de
distribución y de acceso de la tecnología para gestionar toda la
documentación, no solo la electrónica sino también la física. De hecho
hay empresas que se encargan de la digitalización de la documentación
física para su almacenaje en soporte electrónico y la destrucción del
papel, con el considerable ahorro en espacio, mantenimiento y regulación
de acceso y disponibilidad. Piense en la cantidad de documentación que
manejan las entidades bancarias y el coste que supondría archivar de
forma adecuada toda esa documentación en su papel original.
Los documentos se escanean y se integran en gestores de contenidos junto
con metadatos descriptivos para su correcta identificación y
localización.
Una vez escaneados, se pueden destruir los originales, pues la información ya
está disponible en otro formato.
Ahora las empresas pueden hacer lo mismo por sí mismas. Las ventajas que
presenta la digitalización son de mucho peso.
Sigue leyendo
este artículo.
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Gestión
Documental Integral
ENCAMINA ha implantado una solución de gestión documental
integral en ENTRESISTEMAS. Esta solución permite crear o
escanear cualquier tipo de documento, almacenarlo de forma
electrónica, gestionarlo y acceder a él de forma segura desde
cualquier punto conectado a Internet.
ENTRESISTEMAS es una consultora tecnológica de ingeniería
industrial cuyos técnicos se desplazan regularmente a plantas
industriales en varios países para realizar su trabajo. Estos
técnicos solo se han de preocupar por su maleta para su estancia
personal. No viajan con la información en ningún soporte
electrónico y mucho menos en papel. Saben que al llegar a su
destino se conectarán de forma segura y accederán a toda la documentación y conocimiento que necesitan y que está
almacenado electrónicamente en su empresa, sin riesgo de que
ésta se pierda por el camino o se dañe.
Independientemente del origen de la documentación, escaneada o
generada electrónicamente, esta se almacena digitalmente y se
gestiona con MOSS 2007:
Esta solución incluye la inserción digitalizada de documentos en
papel, que son escaneados y se insertan acompañados de metadatos
de seguridad e identificación. La solución permite aplicar
políticas de expiración de documentos, controlar los accesos,
control de copias, implantar un sistema ágil y completo de
búsqueda, implementar flujos de trabajo y circuitos de
aprobación de documentos, la auditoría de los accesos a datos y
la gestión integral de la documentación, ya sea de origen físico
o digital en un repositorio único accesible mediante procesos
seguros desde cualquier ordenador conectado a Internet.
Con ello ENTRESISTEMAS gestiona y accede de manera sencilla y
segura tanto a la documentación necesaria para el desarrollo de
su labor en las empresas como a aquella documentación necesaria
para la gestión administrativa y fiscal que toda organización ha
de llevar a cabo.
Más información en el
Caso de éxito de Gestión Documental para ENTRESISTEMAS.
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ENCAMINA y ECM
En ENCAMINA sabemos integrar hardware, comunicaciones, seguridad,
software , know-how y soporte para que nuestro cliente reciba el
servicio que necesita, cuando lo necesita y cómo lo necesita. Estos son
algunos de los proyectos que hemos realizado en esta dirección:
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Gestión documental y colaboración listas para ser
aprovechadas en proyectos con clientes o partners, integración de grupos
empresariales, etc. Como avala nuestro caso de éxito de Colaboración y gestión documental entre equipos distribuidos por el
mundo en el que implantamos
Sharepoint empaquetado como un servicio para Fundación Valencia Port
-
Solución de digitalización y gestión de la documentación en
Hospitales Nisa. Puede ampliar información en el
Caso de Éxito
de este proyecto.
-
ENCAMINA y CANON automatizan la digitalización e inserción de
documentos en el sistema de gestión de la Agencia Valenciana de la
Energía.
Caso de AVEN
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En ENCAMINA nos guía el espíritu de colaboración como motor de mejora y progreso conjunto. Es por ello que pretendemos hacerte llegar un boletín electrónico que te aporte valor y utilidad.
Realmente queremos que este esfuerzo esté bien orientado, por lo que te pedimos tu valiosísima colaboración y dediques 2 minutos a contestar la encuesta asociada a este servicio de boletín electrónico.
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