EDITORIAL
Que los españoles somos de los europeos que más trabajamos y menos
cobramos por ello, nos puede hacer sospechar que: o la empresas
españolas son de las más productivas del mundo o que salimos perdiendo
todos.
Lamentablemente, los estudios también indican que las empresas españolas no son un ejemplo de productividad a seguir.
Si cualquiera de nosotros, trabajadores de las empresas del siglo XXI, reflexionamos sobre nuestro día a día en nuestra labor profesional, y pusiéramos a un lado todos los logros que hemos sacado adelante en nuestra jornada laboral, y a otro lado las pérdidas de tiempo que se han ido a la papelera, comenzaremos a percatarnos de un cociente de productividad no envidiable.
Estos ladrones de tiempo profesionales tienen muchas caras, que van desde las más inocente cargando nuestro buzón de correos de chistes, fotos y animaciones que no podemos resistirnos a clickar, a messengers y chats a deshora; a ladrones más molestos en forma de correo basura, "cuelgues" de nuestra máquina o de la red, interrupciones continuas y reuniones en medio de reuniones.
Sin embargo, las organizaciones del siglo XXI tienen el mayor enemigo de la productividad en su conjunto. Es decir, en todas aquellas transacciones del conocimiento que fracasan o se interbloquean. Entre estas transacciones típicas podríamos citar la actualización de un documento que me ha costado encontrarlo más de lo necesario y que finalmente no era la última versión, con lo que he acabado machacando el último esfuerzo de un compañero. O la también típica de tener la sensación de estar haciendo repetidas veces lo mismo, o estar reinventando algo que otro compañero presumiblemente ya había averiguado como hacerlo. O ese descalabro cuando un compañero se va de vacaciones y no encontramos de donde sacaba la información necesaria para hacer no sé qué cosa que no sé hacer.
El mayor enemigo de la productividad de las organizaciones "modernas" es la pérdida y dispersión del conocimiento, la falta de colaboración real entre sus recursos, la escasa organización y automatización de sus procesos y un empobrecido estado de la información.
Identificada la lacra y algunos posibles remedios, las consultoras tecnológicas tenemos propuestas basadas en soluciones software muy potentes a las que dar sentido dentro de los nuevos procesos a diseñar en las organizaciones.
Estas propuestas no son recetas milagrosas ni la única posibilidad de mejora, pero son opciones reales y tangibles que otros ya han rodado con éxito.
ENCAMINA invita con este e-Boletín a conocer algo mejor estas opciones.
| :: MS Share Point Portal Server | :: MS Project Server | |
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MS Share Point Portal Server es una solución de gestión documental, del conocimiento y de la colaboración. SharePoint Portal Server 2003 permite a las empresas desarrollar un portal inteligente que se consolide como centro neurálgico desde donde acceder, gestionar y compartir información relevante, documentos y aplicaciones e interactuar con otros. Gracias a esta solución, se pueden tomar decisiones empresariales más rápidas y acertadas, los grupos de trabajo o departamentos podrán colaborar y compartir más eficazmente y se racionalizarán más aún los procesos empresariales. Más...
ENCAMINA ofrece servicios de colaboración tecnológica relativos a:
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MS Project Server es control y coordinación de proyectos. Microsoft Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access están diseñados para trabajar conjuntamente para formar la solución de Microsoft para la Administración de proyectos empresariales (EPM, Enterprise Project Management). Esta solución permite que las organizaciones alineen las iniciativas empresariales, proyectos y recursos para obtener mejores resultados.
Mediante las flexibles capacidades de informes y análisis de la solución EPM, las organizaciones disponen de información sobre la que se puede actuar para ayudar a optimizar los recursos, asignar prioridad al trabajo y alinear los proyectos como una cartera con los objetivos generales de la empresa. Más... ENCAMINA, como Certified Partner de Microsoft, distribuye e implanta sus soluciones basadas en EPM, y como especialista en integración software, realiza los desarrollos a medida necesarios para que el sistema quede integrado en el contexto tecnológico y de procesos de la organización.
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CO4 tiene el doble objetivo estratégico de mejorar la cohesión de los recursos humanos de la empresa, así como la colaboración fructífera entre ellos y por otro lado el preservar, garantizar y centralizar el conocimiento dentro de la organización.
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La misión de CO4 es pues, lograr cotas de productividad, calidad y ambiente laboral y corporativo claramente diferenciadores y que supongan una ventaja competitiva para la empresa.
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En la práctica, esto se logra mediante la mejora o puesta en marcha de nuevos procesos y procedimientos alrededor de la gestión de los documentos, la gestión de la información y la gestión de la comunicación de las personas.
- Mejora los canales de comunicación dentro de la organización.
- Permite la organización y procedimentación del trabajo entorno a la información.
- Comparte recursos informativos y formativos.
- Comparte recursos informáticos (aplicaciones) y utilidades.
- Facilita el trabajo de los usuarios de la red al tener acceso rápidamente a todo.
- Establece una infraestructura para la explotación de aplicaciones internas.
ESCENARIO FINAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Todos los
archivos están almacenados segura y ordenadamente en un repositorio único (o
virtualmente único).
El usuario interno puede encontrar fácilmente cualquier documento por
diversos métodos:
Un potente buscador.
- Un sitio Web interno con categorías (orientadas al usuario)
- Una estructura de archivos enriquecida (orientadas a proyecto)
- Ya no hay mezcla de documentos buenos con obsoletos, accediendo siempre a la última versión.
- Los
usuarios deben trabajar procedimentadamente, siguiendo pautas
relacionadas con:
- Aprobación de documentos
- Indexación de documentos
- Bloqueo de documentos
- Publicación de documentos
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- Las herramientas de ofimáticas (MS word, powerpoint, excell) están integradas con la gestión documental permitiendo/obligando a trabajar con la Intranet.
- Los usuarios ven y acceden a lo que deben acceder.
ESCENARIO FINAL DE LA COMUNIDAD
- La página inicial de los navegadores Web es la Intranet de la empresa y resulta lugar habitual de acceso y consulta para todos los colaboradores.
- Todos los colaboradores tienen acceso a la información corporativa directa, fluida y sin distorsiones. Además, estos tienen la oportunidad de interactuar con ese núcleo de información (buzón de sugerencias, encuestas, etc.)
- Existe una presentación actualizada de los eventos internos y externos de la empresa.
- Los diferentes Departamentos “venden” su valor y actividad al resto de la empresa.
- Hay zonas de utilidad para crear grupos mixtos de trabajo (comisiones de mejora, comunidades, preparar reuniones etc.)
- Todos los colaboradores tienen acceso rápido, actualizado y único a todas las aplicaciones, direcciones, teléfonos, organigrama, delegaciones, servicios, links de referencia, plantillas, etc.
BENEFICIOS
... de la GESTIÓN DOCUMENTAL
- Ahorro de pérdidas de tiempo buscando documentos y/o modificando la versión incorrecta.
- Ahorro por la reducción de errores y pérdidas de documentos e información.
- Ahorro por las mejoras operativas obtenidas de:
- La integración que supone la ofimática y la gestión documental en un entorno único
- La procedimentación del trabajo de todo el equipo
- Los flujos de aprobación guiados
- Las utilidades asociadas al sistema (Ej.:avisos de incorporación de nuevos documentos)
- Normalización de la información de la organización
- Evitar la duplicidad de documentos en medios como el correo, carpetas, etc.
... de la COMUNIDAD
- Ahorro de tiempo y errores al encontrar la información corporativa adecuada y sin redundancias.
- Mejora de los niveles de comunicación interna y aumento de la satisfacción de los RRHH (mejora de los niveles de ambiente laboral)
- Focalización y uniformidad de la visión de la empresa
Realmente queremos que este esfuerzo esté bien orientado, por lo que te pedimos tu valiosísima colaboración y dediques 2 minutos a contestar la encuesta asociada a este servicio de boletín electrónico.
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