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Colaboración en la era del conocimiento
El milagro de la colaboración
A una consultora tecnológica como ENCAMINA nos llegan muchos "deseos" de organizaciones medianas o grandes que son recurrentes: "la dirección sabe que necesita herramientas para que sus equipos y departamentos colaboren" o "sería deseable una solución que pusiera a todos nuestros recursos a compartir su conocimiento, a trabajar en equipo y a lograr procesos mucho más ágiles".
Curiosamente, muchos fabricantes de software y muchas consultoras como ENCAMINA parecen tener una solución que hace todo eso y mucho más. Fenomenal,
se junta el hambre con las ganas de comer, sin embargo, la realidad es que no hay
festín.
En opinión de muchos, el motivo de que no haya comunión total entre
el deseo de mejorar la colaboración y la gestión del conocimiento, y las potentes soluciones software como puede ser MS Office Sharepoint Server 2007
tiene que ver siempre con las personas y no con la tecnología. Es un hecho que la tecnología va varios años por delante de las necesidades reales y, otro hecho, que las personas vamos detrás de los cambios a nuestro alrededor con la lengua fuera. Personalmente, llevo intentando cambiar el hábito de cómo organizar mis tareas varios meses y a la vez mi empresa me pide que un grupo de 50 personas cambiemos nuestros hábitos de trabajo de forma homogénea y a toda prisa.
La recomendación para abordar una solución de colaboración y gestión del conocimiento no debe distar mucho de cualquier otro proyecto IT:
considerar la estrategia, los procesos y la tecnología, ganar pequeñas batallas y
trabajar por fases, tener un umbral de
expectativas moderado, objetivos claros, contar con generales (la Dirección) y con sargentos, tener
tiempo y dinero de sobra para asegurar el éxito del proyecto, acertar con los
compañeros de viaje, medir los avances y el retorno de la inversión, .... pero sobre todo
contar con las personas: sus miedos, déficits, motivaciones, necesidades reales, disponibilidad, etc.
Yo personalmente, recomiendo montar pilotos sencillos en reductos con mucho a favor y hacer de su éxito un tractor para el resto de áreas, equipos o departamentos.
También en mi opinión vale la pena intentarlo. Con la colaboración, la comunicación y el conocimiento compartido hay mucho que ganar.
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La gestión innovadora de ENCAMINA recibe un
premio.
En la VIII edición de
Premios a la Gestión Innovadora en Empresas que otorga Caixa Popular,
ENCAMINA ha sido la ganadora en la categoría:
Introducción de nuevos procedimientos de gestión apoyados por las nuevas tecnologías.
Estos premios, que la entidad financiera convoca en colaboración con una treintena de asociaciones de empresarios y comerciantes, se han convertido en referente obligado sobre innovación en las empresas de la Comunitadad Valenciana.
El objeto de este premio, subraya la
labor innovadora que ENCAMINA, ha realizado
durante el 2006 en el ámbito de sus
tareas productivas, comerciales y de todos
aquellos procesos que afectan a la gestión
del conocimiento, por lo que, entre otros factores, ha contribuido a mejorar su posición competitiva en el mercado gracias a
CO4, la herramienta de Comunicación, Colaboración y el Conocimiento Compartido de ENCAMINA, basada en la plataforma SharePoint de Microsoft.
Con CO4, todos los componentes del equipo de ENCAMINA, independientemente de si trabajan en Madrid, Barcelona, Valencia o en cualquier otro sitio, pueden acceder directamente al conocimiento de la empresa, contactar con sus compañeros, descargar o consultar documentos o acceder al CRM para dar un mejor servicio a sus clientes.
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Microsoft Office SharePoint Server 2007
La nueva versión de esta herramienta de
Microsoft Office proporciona funciones
empresariales para satisfacer las
necesidades críticas de la empresa, como la
administración de contenido y procesos
empresariales, la simplificación del modo en
que los usuarios buscan y comparten
información a través de los límites y la
capacidad de tomar decisiones mejor
fundadas.
Office SharePoint Server 2007 admite todas las intranets, extranets y aplicaciones Web de toda la empresa dentro de una plataforma integrada, en lugar de depender de diferentes sistemas fragmentados.
Una de las mejoras reside en la administración de contenidos y procesos que permiten simplificar los esfuerzos de cumplimiento y
proteger mejor la información de la empresa a través de un completo conjunto de herramientas para administrar y controlar el contenido electrónico. Ahora puede
perfeccionar los procesos empresariales diarios que reducen la productividad de la empresa mediante formularios electrónicos y procesos de
flujo de trabajo preestablecidos que los usuarios pueden iniciar y controlar y en los que pueden participar a través de aplicaciones de Microsoft Office conocidas, el correo electrónico o exploradores Web.
Para saber más sobre Microsoft Office SharePoint Server 2007 puede consultar los enlaces siguientes:
Información general sobre Microsoft Sharepoint
Microsoft Office SharePoint Server 2007
SharePoint Products Comparison
Windows Sharepoint Server Platform
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El portal del empleado
El objetivo de la intranet es poner todos los recursos de la empresa al alcance del empleado en un solo clic. Se trata de una plataforma técnica y un conjunto de procedimientos que permiten mejorar la comunicación de los recursos y su acceso a la información y el conocimiento de la organización.
En el portal se comparten los recursos informativos, formativos, aplicaciones informáticas y utilidades, facilitando el trabajo de los usuarios al tener un acceso inmediato a todos los recursos.
También permite la procedimentación del trabajo en torno a la información, estableciendo una infraestructura para la explotación de aplicaciones internas y mejora, además, los canales de comunicación dentro de la organización.
Escenario para la comunidad
La página inicial de los navegadores es la Intranet de la empresa, con lo que todos tienen acceso a la información corporativa de forma directa. Disponen de la presentación actualizada de los eventos internos y externos de la empresa, de la actividad de los diferentes departamentos, pueden crear grupos mixtos de trabajo y tienen acceso, rápido y actualizado a todas las aplicaciones, recursos, bases de datos, contactos e información de utilidad para el desarrollo de su trabajo.
De este modo se ahorra tiempo a la hora de encontrar la información corporativa, mejora la calidad de la comunicación interna y aumenta la satisfacción de las personas, ya que se evitan las frustraciones de perder tiempo buscando documentos en su versión correcta y se evitan duplicidades.
Un esquema más completo.
Un ejemplo práctico: CO4 El portal del empleado de ENCAMINA.
CO4 tiene dos objetivos estratégicos:
- mejorar la cohesión de los recursos humanos de la empresa y la colaboración fructífera entre ellos
- preservar, garantizar y centralizar el conocimiento dentro de la organización.
La misión de CO4 es pues, lograr altas cotas de productividad, calidad y ambiente laboral y corporativo, que supongan una ventaja competitiva para la empresa.
En la práctica, esto se logra mediante la mejora o puesta en marcha de nuevos procesos y procedimientos alrededor de la gestión de los documentos, la gestión de la información y la gestión de la comunicación de las personas.
La plataforma CO4 está basada centralmente en Microsoft SharePoint Portal Server 2003 y además se utilizan otras herramientas de la solución Information Workers de Microsoft como el Office System, el MS Project Server, infopath, etc...
Conozca mejor CO4 (documento PDF)
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ENCAMINA colabora y necesita tu colaboración
En ENCAMINA nos guía el espíritu de colaboración como motor de mejora y progreso conjunto. Es por ello que pretendemos hacerte llegar un boletín electrónico que te aporte valor y utilidad.
Realmente queremos que este esfuerzo esté bien orientado, por lo que te pedimos tu valiosísima colaboración y dediques 2 minutos a contestar la encuesta asociada a este servicio de boletín electrónico.
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Este e-mail se envía por correo electrónico de la mano de ENCAMINA, S.L [CIF:96988837] con la intención de informarle de de aspectos relacionados con las TIC. Si no desea recibir este boletín puede darse de baja a través de un mensaje a
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