La Intranet como portal del empleado

Una intranet es una plataforma técnica y un conjunto de procedimientos que permiten mejorar la comunicación de los recursos y su acceso a la información y conocimiento de la organización.

• Mejora los canales de comunicación dentro de la organización.
• Permite la organización y procedimentación del trabajo entorno a la información.
• Comparte recursos informativos y formativos.
• Comparte recursos informáticos (aplicaciones) y utilidades.
• Facilita el trabajo de los usuarios de la red al tener acceso rápidamente a todo.
• Establece una infraestructura para la explotación de aplicaciones internas.

Escenario final de la gestión documental

Todos los archivos están almacenados segura y ordenadamente en un repositorio único (o virtualmente único).
El usuario interno puede encontrar fácilmente cualquier documento por diversos métodos:
Un potente buscador.

• Un sitio Web interno con categorías (orientadas al usuario)
• Una estructura de archivos enriquecida (orientadas a proyecto)
• Ya no hay mezcla de documentos buenos con obsoletos, accediendo siempre a la última versión.
• Los usuarios deben trabajar procedimentadamente, siguiendo pautas relacionadas con:
  • Aprobación de documentos
  • Indexación de documentos
  • Bloqueo de documentos
  • Publicación de documentos
  • ...
• Las herramientas de ofimáticas (MS word, powerpoint, excell) están integradas con la gestión documental permitiendo/obligando a trabajar con la Intranet.
• Los usuarios ven y acceden a lo que deben acceder.

Escenario final de la comunidad

• La página inicial de los navegadores Web es la Intranet de la empresa y resulta lugar habitual de acceso y consulta para todos los colaboradores.
• Todos los colaboradores tienen acceso a la información corporativa directa, fluida y sin distorsiones. Además, estos tienen la oportunidad de interactuar con ese núcleo de información (buzón de sugerencias, encuestas, etc.)
• Existe una presentación actualizada de los eventos internos y externos de la empresa.
• Los diferentes Departamentos “venden” su valor y actividad al resto de la empresa.
• Hay zonas de utilidad para crear grupos mixtos de trabajo (comisiones de mejora, comunidades, preparar reuniones etc.)
• Todos los colaboradores tienen acceso rápido, actualizado y único a todas las aplicaciones, direcciones, teléfonos, organigrama, delegaciones, servicios, links de referencia, plantillas, etc.

Beneficios

... de la gestión documental

• Ahorro de pérdidas de tiempo buscando documentos y/o modificando la versión incorrecta.
• Ahorro por la reducción de errores y pérdidas de documentos e información.
• Ahorro por las mejoras operativas obtenidas de:
• La integración que supone la ofimática y la gestión documental en un entorno único
• La procedimentación del trabajo de todo el equipo
• Los flujos de aprobación guiados
• Las utilidades asociadas al sistema (Ej.:avisos de incorporación de nuevos documentos)
• Normalización de la información de la organización
• Evitar la duplicidad de documentos en medios como el correo, carpetas, etc.

... de la comunidad

• Ahorro de tiempo y errores al encontrar la información corporativa adecuada y sin redundancias.
• Mejora de los niveles de comunicación interna y aumento de la satisfacción de los RRHH (mejora de los niveles de ambiente laboral)
• Focalización y uniformidad de la visión de la empresa