Política del Sistemas Interno de Información de ENCAMINA S.L.
a) Introducción
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en lo sucesivo, la Ley de protección del informante) viene a transponer al ordenamiento jurídico español la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
Tal como la norma explica y aclara en su preámbulo en cuanto a su finalidad, es preciso proteger frente a posibles represalias, a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados en la misma.
En consecuencia y por decisión de ENCAMINA, S.L. (en adelante ENCAMINA), se aprobó la presente Política Corporativa del Sistema Interno de Información (en adelante también, Política), que enuncia los principios generales que inspiran el Sistema Interno de Información y defensa del informante, así como de los procedimientos que se lleven a cabo para la comunicación e investigación de informaciones en ENCAMINA.
b) Objeto
De acuerdo con lo establecido en la Ley de protección del informante, el objeto de la presente Política Corporativa del Sistema Interno de Información de ENCAMINA, es enunciar y establecer los principios generales que rigen el Sistema Interno de Información y defensa del informante de ENCAMINA y demostrar su compromiso de fomentar un comportamiento ético y garantizar la protección de los informantes frente a posibles represalias.
c) Ámbito de aplicación
Esta Política se aplica a todo el Sistema Interno de Información de ENCAMINA y a todos los procesos de comunicación de informaciones dentro del ámbito de aplicación de la Ley de protección del informante, siendo la protección de la persona informante uno de los principios
rectores de su funcionamiento.
En consecuencia, tanto las actuaciones del Responsable del Sistema Interno de Información como el funcionamiento del Canal Interno y el Procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información de ENCAMINA se rigen por los principios y garantías contenidos en esta Política. A estos efectos, el Sistema Interno de Información integra los distintos canales internos de información establecidos dentro de ENCAMINA.
d) Personas obligadas
Están obligadas al cumplimiento de la presente Política, todas las personas que forman parte de ENCAMINA con independencia del cargo o puesto que ocupen dentro de la organización, la naturaleza jurídica de su relación y su ubicación geográfica, incluidos miembros de los órganos de administración y gobierno, comités, personas de Dirección y personas que forman parte del Responsable del Sistema Interno de Información.
Asimismo, el cumplimiento de esta Política es extensivo a terceros y socios de negocio de ENCAMINA, tales como asociados y colaboradores, asesores, consultores y proveedores prestadores de servicios externalizados relacionados con el Sistema Interno de Información de
ENCAMINA.
En adelante, todos los colectivos mencionados se entenderán también como las Personas Obligadas.
e) Principios generales y garantías del Sistema Interno de Información
A continuación, se indica los principios y garantías que rigen la gestión del Sistema interno de información:
- Cumplimiento normativo y ética corporativa: La legalidad y ética corporativa son principios integrantes del Sistema Interno de Información de ENCAMINA, cuya gestión se rige por la legislación vigente, por la presente Política y por el Procedimiento de gestión del Sistema
Interno de Información (en adelante también, el “Procedimiento”).
- Accesibilidad: A través del Canal Interno integrado en el propio Sistema Interno de Información, accesible a través de la página web e intranet corporativa de ENCAMINA.
- Transparencia: La información relativa al Sistema Interno de Información será proporcionada de forma clara y fácilmente accesible, y con publicidad suficiente sobre su uso y principios y garantías rectores.
- Celeridad, objetividad y autonomía: Se evitará todo tipo de dilaciones injustificadas en el desarrollo del proceso de investigación, tramitando las comunicaciones recibidas con interés, esmero, rapidez y eficacia y se evitará cualquier tipo de injerencia interna o externa, asegurando que en ningún caso se producen conflictos de intereses.
- Independencia e imparcialidad en la gestión: Se actuará en todo momento con independencia e imparcialidad y con el máximo respeto a la legislación y normativa reguladora. Las informaciones recibidas serán tramitadas siempre de manera equitativa,
íntegra, objetiva, independiente y honesta.
- Ausencia de represalias, protección al informante u otras personas involucradas o relacionadas con el mismo: Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que
presenten una comunicación conforme a lo previsto en la normativa reguladora y siempre que las comunicaciones sean realizadas de buena fe. ENCAMINA velará, respetará y preservará el compromiso con la protección de la persona informante, lo que incluye evitar cualquier tipo de conducta tendente a aplicar medidas hostigadoras y de represalias.
Las medidas de protección de la persona también se aplicarán, en su caso, a: a) personas físicas que, en el marco de ENCAMINA asistan al mismo en el proceso; b) personas físicas que estén relacionadas con la persona informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros y compañeras de trabajo o familiares de la persona informante; y c) personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa, esto es, cuando por su proporción, dicha participación permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.
- Trazabilidad y seguridad: Las comunicaciones e informaciones remitidas a través del Sistema interno de información y sometidas a lo dispuesto en la presente Política, serán registradas y tramitadas de acuerdo con el Procedimiento del Sistema Interno de Información
de ENCAMINA. En todo caso, se preservará la integridad de la información y documentación remitida, aplicando cualesquiera medidas de seguridad que resulten necesarias.
- Confidencialidad y anonimato: El Sistema garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona, de la información comunicada y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma así como la presentación de comunicaciones anónimas, permitiendo a la persona informante decidir si desea formular la comunicación de forma anónima o no anónima y, en este segundo caso se garantizará la reserva de identidad de la persona, de modo que esta no sea revelada a terceras personas.
- Sigilo: El Sistema implantado garantizará que las personas implicadas en la tramitación e investigación de las comunicaciones actúen con la máxima discreción sobre los hechos que conozcan por razón de su cargo o función.
- Protección de datos: En la tramitación de los expedientes de comunicación de informaciones se respetará el derecho de todas las personas que intervengan a que sus datos personales e información de carácter privado sean tratados conforme a la legislación de datos de carácter personal que resulte en cada caso de preceptiva aplicación, siendo de aplicación lo dispuesto en la Ley de Protección del Informante, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
- Buena fe: Toda información facilitada debe atender a criterios de veracidad y buena fe, evitando proporcionar información confusa, falsa o carente de toda fidelidad. Cualquier incumplimiento de lo dispuesto en la presente Política puede conllevar la aplicación de medidas sancionadoras.
- Sujeción a los principios inspiradores del ordenamiento jurídico: ENCAMINA garantiza los derechos de las personas, el derecho de información y a conocer de la existencia de un proceso fruto de una comunicación recibida a través del Sistema, derecho de defensa, derecho a la presunción de inocencia, derecho a la contradicción de hechos y argumentos y a presentar alegaciones y pruebas para su defensa y derecho al honor de todas las personas sobre las que se presente una comunicación y/o que se vean afectadas. La persona afectada por la comunicación tiene derecho a conocer las acciones u omisiones que se le atribuyen mediante comunicación sucinta de los hechos y a ser oído en cualquier momento, en la forma en la que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
- Libro-Registro de Informaciones: En el Sistema Interno de Información se llevará un registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando la debida confidencialidad y el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales que describirá la fecha de recepción de una información, su código de identificación, las actuaciones desarrolladas, las medidas adoptadas y la fecha de cierre.
El mencionado registro no será de acceso público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente a su contenido.
- Registro y archivo de documentos: Toda la documentación generada a través del Sistema Interno de Información en relación con las investigaciones será archivada y custodiada por ENCAMINA durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Ley de Protección del Informante y normativa vigente aplicable.
f) Responsable del Sistema Interno de Información
El Responsable del Sistema Interno de Información designado por ENCAMINA, ostenta las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación y actúa con autonomía e independencia de cualesquiera otros órganos de ENCAMINA, no recibe instrucciones de ningún tipo en su ejercicio y dispone de todos los medios personales y materiales necesarios para llevar a cabo sus funciones.
En caso de conflicto de interés. el Responsable del Sistema interno será excluido de las investigaciones con el fin de garantizar la ausencia de conflicto de interés en el curso del procedimiento.
Entre las funciones del Responsable del Sistema Interno de Información, además de las indicadas, está asegurar el cumplimiento de la presente Política, la ausencia de conflicto de interés en dicho cumplimiento, la tramitación diligente del Procedimiento de gestión de informaciones, la colaboración y disponibilidad de la documentación del Sistema Interno de Información para atender los requerimientos de autoridades judiciales y organismos y entes públicos que vengan amparados por la normativa que resulte de aplicación y el mantenimiento de un Libro-Registro de las informaciones recibidas y de los expedientes de investigación a que hayan dado lugar, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información.
g) Gestión del canal interno de información
El Canal Interno del Sistema Interno de Información de ENCAMINA se ha habilitado como canal preferente para la recepción de informaciones en base a los requisitos comprendidos en la Ley de protección del informante.
A través del canal se recepcionarán las informaciones o comunicaciones efectuadas en base a los requisitos de la citada norma, pudiendo ser anónimas o nominales, protegiéndose en cualquier caso la confidencialidad del informante.
h) Canales Externos de Información y Autoridad Independiente de Protección del Informante
Sin perjuicio del cauce preferente del Canal Interno de ENCAMINA para la comunicación de las informaciones recogidas en Ley de Protección del Informante, las personas informantes pueden, asimismo, acceder a los canales establecidos por las Administraciones Públicas a estos efectos (“Canales externos”).
En consecuencia, cualquier persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI), Ministerio Fiscal, Autoridades u órganos autonómicos correspondientes (Agencias Antifraude y Canales Externos) u otros canales externos nacionales o europeos, en este último caso, en particular, con relación a las materias del anexo I de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.
i) Incumplimiento de la política
El incumplimiento de esta Política se sancionará de acuerdo con la normativa aplicable en cada caso, atendiendo a la naturaleza de la persona infractora y su relación con ENCAMINA. Igualmente se sancionará a aquellas personas que, conociendo el incumplimiento de esta Política, lo hayan permitido por acción u omisión. Todo ello sin perjuicio de las acciones legales que pudieran corresponder en Derecho.
j) Consultas
Cualquier consulta al respecto de lo establecido en esta Política puede ser enviada a través de cumplimiento@encamina.com.
k) Aprobación, vigencia y publicidad
La presente Política ha sido aprobada por el Órgano de Gobierno de ENCAMINA mediante Acuerdo adoptado el 31/03/2026 entrando en vigor y siendo aplicable desde ese mismo momento, ordenándose su publicación en la página web de ENCAMINA.